Wisata Bisnis – Perjalanan bisnis menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan, terutama saat karyawan harus melakukan dinas luar kota maupun luar negeri. Tujuannya penting untuk menutup keputusan (closing deals), membangun relasi dan menghadiri acara untuk memperkuat branding.

Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting untuk merencanakan perjalanan bisnis yang sukses, yang memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis Anda. 

Apa Itu Perjalanan Bisnis?

Perjalanan bisnis adalah aktivitas perjalanan yang dilakukan karyawan untuk keperluan pekerjaan, di mana harus meninggalkan lokasi kerja utamanya setidaknya selama 1 hari. 

Dalam praktiknya, perjalanan bisnis dapat mencakup berbagai tujuan, seperti bertemu klien atau mitra, menghadiri konferensi, mengikuti pelatihan, kunjungan ke cabang, hingga proyek. 

Durasi perjalanan bisnis pun sangat bervariasi, mulai dari satu hari, beberapa hari, hingga hitungan minggu, tergantung kebutuhan.

Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan dinas singkat dalam satu kota yang biasanya hanya memakan waktu beberapa jam. 

Biasanya perjalanan bisnis menuntut perencanaan lebih matang karena melibatkan transportasi jarak jauh, akomodasi, konsumsi, dan pengaturan waktu kerja. 

Adapun posisi yang sering melakukan perjalanan bisnis seperti :

• • Sales dan business development
  • Account manager
  • Project manager
  • Field engineer
  • Konsultan
  • Auditor internal dan eksternal
  • Tenaga medis (dokter, perawat, tenaga kesehatan)
  • Jurnalis
  • Pejabat pemerintahan

Jenis-jenis Perjalanan Bisnis

Terdapat beberapa perjalanan bisnis yang harus HR ketahui agar bisa mengatur kebijakan, biaya, dan administrasi yang sesuai. Berikut di antaranya:

1. Perjalanan Bisnis Domestik

Perjalanan bisnis domestik dilakukan di dalam satu negara, misalnya untuk rapat dengan klien, kunjungan proyek, atau menghadiri konferensi nasional. 

Durasinya lebih singkat dan biaya yang relatif lebih terkendali. Meski terlihat sederhana, perjalanan domestik tetap membutuhkan kebijakan terkait transportasi dan uang harian.

2. Perjalanan Bisnis Internasional

Perjalanan bisnis internasional melibatkan perpindahan lintas negara untuk keperluan negosiasi, ekspansi pasar, atau konferensi global. 

Jenis perjalanan ini jelas memerlukan kebijakan berbeda karena mencakup visa, paspor, asuransi perjalanan, perbedaan mata uang, hingga standar biaya hidup yang lebih tinggi. 

3. Perjalanan Bisnis Individu 

Solo travel dilakukan oleh satu karyawan untuk tujuan tertentu, seperti pertemuan klien atau tugas lapangan. 

Tanggung jawab sepenuhnya berada pada individu, kebijakan biasanya lebih fokus pada batas biaya personal, keamanan perjalanan, serta mekanisme persetujuan dan pelaporan yang jelas. 

4. Perjalanan Bisnis Kelompok 

Group travel terjadi ketika beberapa karyawan melakukan perjalanan bersama untuk tujuan yang sama, seperti meeting besar, pelatihan tim, atau kunjungan klien strategis. 

Jenis ini membutuhkan kebijakan khusus terkait pemesanan terpusat, pembagian biaya, dan pengaturan reimbursement. Tanpa aturan jelas, risiko pembengkakan biaya bisa lebih besar.

5. Perjalanan Bisnis Jangka Panjang

Perjalanan bisnis jangka panjang berlangsung selama beberapa minggu hingga bulan, biasanya untuk penugasan proyek, transfer sementara, atau kerja offshore. 

Jenis ini jelas memerlukan kebijakan berbeda, karena mencakup biaya perjalanan, tunjangan hidup, akomodasi jangka panjang, pengaturan cuti, dan ketentuan jam kerja.

Manfaat Business Trip

Sebagian besar perusahaan menilai bahwa business trip menjadi kunci untuk mendorong penjualan dan membangun relasi bisnis. Tidak heran jika perusahaan rela merogoh kocek yang tidak sedikit untuk anggaran perjalanan bisnis. 

Selain itu, masih banyak manfaat yang ada dari perjalanan bisnis. Apa saja itu? Berikut daftar selengkapnya. 

Menjalin Hubungan dan Koneksi

Hampir semua perjalanan bisnis bertujuan untuk mempererat hubungan dengan klien, kolega, rekan bisnis, dan vendor. Sebab, pertemuan secara langsung tidak hanya meningkatkan kepercayaan, tetapi juga memungkinkan percakapan yang lebih menyeluruh dan efisien.

Isyarat nonverbal seperti bahasa tubuh, nada suara, dan mimik muka yang biasanya terlihat dalam percakapan langsung memberi nuansa tambahan pada kalimat yang diutarakan dan dapat mengubah arti sebuah interaksi. Dengan begitu, percakapan tatap muka dapat membantu menyelesaikan pertanyaan atau kekhawatiran dengan lebih cepat dibandingkan metode komunikasi lainnya.

Meningkatkan Pendapatan

Komunikasi langsung yang autentik juga memudahkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan. Perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan bertemu langsung dengan pelanggan potensial bersamaan dengan momen mereka mencari produk atau layanan tertentu. Misalnya, peserta pameran sering kali hadir untuk mencari mitra baru. Dengan hadir secara langsung, peluang perusahaan untuk memenangkan kontrak menjadi lebih besar dibandingkan pesaing yang tidak menghadiri pameran.

Menjelajahi Pasar dan Peluang Baru

Banyak perusahaan memanfaatkan perjalanan bisnis untuk menilai kelayakan peluang bisnis baru dan potensi keuntungannya. Sebagai contoh, produsen yang berencana membuka cabang di negara atau wilayah lain mungkin mengirimkan perwakilan untuk mengevaluasi kondisi di sana dan menilai manfaat dari ekspansi tersebut.

Perusahaan juga kerap mengutus karyawan untuk meneliti peluang pendapatan di pasar baru. Mereka mungkin mengeksplorasi apakah ada permintaan yang cukup untuk produk atau layanan yang ditawarkan serta menilai apakah regulasi setempat membatasi operasi mereka di wilayah tersebut.

Mendukung Pengembangan Karyawan

Tidak hanya sekadar jalan-jalan, karyawan yang melakukan perjalanan bisnis juga berpeluang memperdalam pengetahuan tentang industri dan memperluas pandangan mereka. Sebab, selalu ada peluang baru untuk belajar dari perspektif, budaya, dan perusahaan lain, terlepas dari seberapa sering karyawan tersebut bepergian.